Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement au sens du RGPD est RR42 UG (haftungsbeschränkt), Marienstraße 4, 31832 Springe, Deutschland. Contact : info@rr42.de ou via le formulaire de contact de ce site. Nous avons désigné une personne externe chargée de la protection des données (DPO) ; pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez la joindre à l'adresse datenschutz@rr42.de.

2. Données collectées

Ce site n'installe aucun cookie et ne dépose aucun identifiant persistant dans votre navigateur. La simple consultation d'une page ne charge que la mesure d'audience sans cookie, qui transmet votre adresse IP au service d'analyse (voir « Analyse d'audience »). Tous les autres services ne se chargent que lorsque vous lancez vous-même une fonction. Nous traitons des données personnelles là où vous nous les confiez ou lorsque vous lancez activement une fonction : dans le formulaire de contact et le chat en direct, lors de l'appel de démonstration dans le navigateur, dans l'espace client ainsi que pour la facturation. S'y ajoutent, de manière techniquement inévitable, les données d'accès générées lors de la consultation du site (voir « Hébergement »). Pour les appels que Ask Ruf.io prend pour le compte de nos clients, la section « Appels téléphoniques pour nos clients » s'applique.

3. Hébergement

Ce site ainsi que nos serveurs d'application et de base de données sont exploités chez Railway (Railway Corp., USA) dans une région de centres de données située dans l'UE. Lors de la consultation du site, l'hébergeur enregistre des données d'accès techniques (adresse IP, horodatage, ressource demandée). La base juridique est notre intérêt légitime à un fonctionnement sûr et stable (art. 6, par. 1, point f) du RGPD). Un contrat de sous-traitance (Auftragsverarbeitungsvertrag, AVV) au sens de l'art. 28 du RGPD a été conclu avec l'hébergeur. Railway est toutefois une société américaine ; un accès depuis les États-Unis – par exemple dans le cadre de l'exploitation, de la maintenance et du support – ne peut donc pas être exclu. Nous fondons ce transfert sur des clauses contractuelles types au sens de l'art. 46, par. 2, point c) du RGPD.

4. Appels téléphoniques pour nos clients

Lorsque Ask Ruf.io répond au téléphone pour une entreprise, nous traitons les données des appelants pour le compte de cette entreprise : notre client est alors le responsable du traitement et nous sommes sous-traitant au sens de l'art. 28 du RGPD. Les demandes d'accès ou d'effacement doivent donc être adressées par les appelants à l'entreprise appelée – nous l'y aidons et effaçons les données sur ses instructions. Sont traités : les numéros de téléphone de l'appelant et de la personne appelée, la date et la durée de l'appel, le flux audio de l'appel, la transcription textuelle qui en est tirée ainsi que les informations données pendant l'appel (p. ex. nom, numéro de rappel, objet de l'appel). Au début de l'appel, l'assistant se présente comme un assistant IA (art. 50, par. 1 du règlement européen sur l'IA, « AI Act »). Nous n'utilisons pas le contenu des appels pour entraîner nos propres modèles d'IA.

5. Prestataires du traitement vocal

Un appel téléphonique traverse plusieurs services spécialisés. Nous les engageons en tant que sous-traitants ultérieurs et avons conclu avec chacun d'eux un contrat de sous-traitance au sens de l'art. 28 du RGPD (Auftragsverarbeitungsvertrag, AVV). Une partie de ce traitement a lieu en dehors de l'UE – nous l'indiquons ci-dessous pour chaque prestataire plutôt que d'assurer de façon générale un traitement exclusivement européen. Les transferts vers des pays tiers reposent sur des clauses contractuelles types au sens de l'art. 46, par. 2, point c) du RGPD ; lorsqu'un prestataire est en outre certifié au titre du cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-US Data Privacy Framework), cette décision d'adéquation s'y ajoute. La liste complète et actuelle, avec la société, le siège et le lieu de traitement, figure à l'annexe 3 du contrat de sous-traitance ; elle est remise à chaque client avec le contrat et à chaque modification.

• easybell (easybell GmbH, Berlin) et fonial (fonial GmbH, Cologne) – téléphonie : établissement de la communication, numéros de téléphone, données de connexion et métadonnées. Traitement en Allemagne.
• DigitalOcean (DigitalOcean, LLC, États-Unis) – exploitation des serveurs par lesquels transite le flux audio de l'appel, ainsi que stockage des sauvegardes chiffrées. Traitement dans l'UE (Amsterdam et Francfort-sur-le-Main).
• Deepgram (Deepgram Inc., États-Unis) – reconnaissance vocale : convertit en texte le flux audio de l'appelant. Nous appelons exclusivement le point de terminaison européen du prestataire (Francfort-sur-le-Main).
• Corti (Corti ApS, Copenhague, Danemark) – reconnaissance vocale à entraînement médical, utilisée pour revérifier les noms de médicaments reconnus et comme voie de repli de la reconnaissance vocale. Uniquement dans les versions sectorielles médicales (pharmacie, cabinet médical). Traitement dans l'UE.
• OpenRouter (OpenRouter, Inc., États-Unis) – routage des modèles de langage : traite la transcription de l'appel et les informations enregistrées sur l'entreprise appelée afin de formuler la réponse. Nous appelons exclusivement l'accès européen du prestataire, avec un routage au sein de l'UE ; si aucun point de terminaison dans l'UE n'est disponible pour une requête, celle-ci échoue au lieu de quitter l'UE.
• Modèles de langage via ce routage, exclusivement sur des plateformes situées dans l'UE : Microsoft (Azure, EU Data Zone), Google (Vertex EU), Amazon Web Services (Bedrock, Irlande) et Mistral AI (France) ; les modèles qui y sont mis à disposition ont pour auteurs Anthropic Ireland, Limited et OpenAI Ireland Ltd. Il n'existe pas d'accès direct aux interfaces mondiales de ces fournisseurs.
• Synthèse vocale – produit la voix de l'assistant. Ce qui est traité, c'est le texte que prononce l'assistant, et non la parole de l'appelant ; comme l'assistant répète les noms recueillis pour confirmation, ce texte contient des données personnelles. Nous recourons à un prestataire établi aux États-Unis et, en voie de repli, à un prestataire établi en Irlande ; les deux voies traitent les données en dehors de l'UE.
• Google (Google Ireland Limited, Irlande) et Resend (Plus Five Five, Inc., États-Unis) – envoi des résumés d'appels par e-mail à l'entreprise appelée. L'envoi passe par une infrastructure située aux États-Unis.
• Railway (Railway Corp., USA) – exploitation de l'application et de la base de données dans laquelle est conservé le journal des appels. Traitement dans une région de l'UE (voir « Hébergement »).

6. Appel de démonstration dans le navigateur

Sur notre page d'accueil, vous pouvez essayer l'assistant directement dans votre navigateur. L'appel de démonstration ne commence que lorsque vous le lancez vous-même et autorisez votre navigateur à utiliser le microphone – aucun son n'est transmis avant. À partir de ce moment, votre voix est transmise à notre infrastructure vocale et y est traitée par les mêmes prestataires que ceux cités à la section « Prestataires du traitement vocal » (reconnaissance vocale, modèle de langage, synthèse vocale) ; les prestataires de téléphonie ne sont pas concernés, car aucun réseau téléphonique n'est utilisé. Sont traitées les données audio de vos paroles, la transcription textuelle qui en est tirée et des données techniques de connexion. Pour l'appel de démonstration, nous sommes nous-mêmes responsables du traitement ; la base juridique est votre consentement (art. 6, par. 1, point a) du RGPD), que vous donnez en lançant l'appel et en autorisant le microphone. Vous pouvez mettre fin à l'appel à tout moment avec le bouton « Raccrocher » et retirer l'autorisation du microphone dans votre navigateur ; l'appel prend en outre fin automatiquement au bout de deux minutes. Aucun enregistrement sonore de la conversation n'est conservé – les données audio ne sont traitées en mémoire que pendant la durée de l'appel. La transcription textuelle, en revanche, est conservée dans notre journal des appels, comme pour un appel ordinaire (voir « Durée de conservation »). Veuillez donc ne pas mentionner de données sensibles pendant l'appel de démonstration.

7. Durée de conservation

Pour chaque appel, nous conservons un journal des appels : date et heure, durée, numéros de téléphone, transcription textuelle et demandes recueillies. Nous supprimons automatiquement ces données à l'issue de délais maximaux fixes, comptés à partir de la fin de l'appel : transcription et résumé de l'appel après 30 jours calendaires, profil de l'appelant et suggestions qui en découlent après 30 jours calendaires, demande structurée, numéro de rappel compris, après 90 jours calendaires, métadonnées de l'appel sans lien avec le contenu après 12 mois. L'entreprise appelée peut convenir avec nous de délais plus courts pour la transcription, le résumé de l'appel et le profil de l'appelant, et peut à tout moment demander une suppression anticipée. Le journal technique détaillé d'un appel, qui consigne les différentes étapes du traitement pour l'analyse des erreurs, est vidé 24 heures après le début de l'appel, au plus tard lors de l'exécution nocturne suivante. Les requêtes de la fonction de recherche de l'espace client sont supprimées avec leur résultat après 180 jours calendaires. Lorsque le contrat avec l'entreprise appelée prend fin, nous supprimons ses données de production au plus tard après 30 jours calendaires ; les copies de sauvegarde sont écrasées au plus tard 180 jours calendaires après cette suppression. Les enregistrements sonores des appels ne sont pas conservés dans nos systèmes ; les données audio ne sont traitées que pendant l'appel. Nous conservons les demandes de contact et les historiques de chat aussi longtemps que nécessaire pour traiter votre demande et pour satisfaire aux obligations de conservation du droit commercial et fiscal.

8. Analyse d'audience (PostHog)

Pour mesurer l'audience, nous utilisons le service d'analyse PostHog (PostHog Inc.) dans sa région cloud de l'UE : toutes les données d'analyse sont traitées exclusivement sur des serveurs situés à Francfort-sur-le-Main (AWS eu-central-1). L'intégration sur ce site fonctionne sans cookie et sans identifiant persistant dans le navigateur ; seules des données d'utilisation anonymisées sont collectées, telles que les pages consultées, la source de référence ou UTM, le type d'appareil et l'origine approximative (déduite d'une adresse IP tronquée). Aucun lien avec une personne identifiable n'est établi. La base juridique est notre intérêt légitime à l'analyse statistique de l'utilisation du site (art. 6, par. 1, point f) du RGPD). Un contrat de sous-traitance au sens de l'art. 28 du RGPD a été conclu avec PostHog.

9. Chat en direct et formulaire de contact (Chatwoot)

Pour le chat en direct et le traitement des demandes de contact, nous utilisons le logiciel libre Chatwoot, que nous exploitons nous-mêmes sur nos propres serveurs dans l'UE — aucune donnée n'est transmise à des tiers. Le chat ne se charge que lorsque vous le lancez activement d'un clic ; ce n'est qu'alors que sont inscrites dans le navigateur les entrées de stockage techniquement nécessaires au fonctionnement du chat (§ 25, al. 2 TDDDG, la loi allemande sur la protection des données dans les télécommunications et les services numériques). Les données que vous saisissez dans le chat ou le formulaire de contact (p. ex. nom, adresse e-mail, message) sont traitées exclusivement pour répondre à votre demande. Nous protégeons le formulaire de contact contre les envois automatisés par un champ masqué et une limitation côté serveur de la fréquence d'envoi — nous n'utilisons aucun service de captcha, et aucune transmission à des tiers n'a lieu à cette occasion. Un système d'IA rédige la première réponse aux messages du chat ; sur demande, une personne prend le relais à tout moment. La base juridique est l'art. 6, par. 1, point b) du RGPD (mesures précontractuelles ou exécution d'un contrat) ainsi que notre intérêt légitime à une communication efficace avec nos clients (art. 6, par. 1, point f) du RGPD).

10. Cookies dans l'espace client

Dans l'espace client (tableau de bord), nous utilisons exclusivement des cookies strictement nécessaires : les cookies de session de notre service d'authentification Clerk (Clerk Inc., États-Unis — traitement sur la base de clauses contractuelles types au sens de l'art. 46, par. 2, point c) du RGPD) ainsi qu'un cookie fonctionnel (« signup_source ») qui enregistre, lors de l'inscription, le secteur choisi afin de préremplir la configuration. Ces cookies sont nécessaires au fonctionnement (§ 25, al. 2 TDDDG) et ne requièrent aucun consentement.

11. Paiement (Stripe)

Pour la gestion des abonnements et des paiements, nous utilisons Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irlande. Le nom, l'adresse e-mail, l'adresse de facturation, le numéro d'identification à la TVA ainsi que les données de paiement (p. ex. mandat SEPA ou données de carte) sont traités directement par Stripe – les données de paiement n'atteignent jamais nos serveurs. La base juridique est l'art. 6, par. 1, point b) du RGPD (exécution du contrat et facturation). Un contrat de sous-traitance au sens de l'art. 28 du RGPD a été conclu avec Stripe. Un transfert à Stripe Inc. (États-Unis) peut avoir lieu sur la base du cadre de protection des données UE-États-Unis ainsi que de clauses contractuelles types. Plus d'informations : https://stripe.com/fr/privacy.

12. Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, à la portabilité des données et d'opposition. Vous pouvez retirer à tout moment, avec effet pour l'avenir, un consentement que vous avez donné. Pour cela, adressez-vous à l'adresse e-mail indiquée ci-dessus. Si votre demande concerne un appel passé à une entreprise qui utilise notre assistant, cette entreprise est votre interlocuteur ; nous transmettons votre demande si vous le souhaitez.

13. Droit d'introduire une réclamation

Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle de la protection des données compétente. L'autorité compétente pour nous est la déléguée régionale à la protection des données de Basse-Saxe (Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen).

14. Modifications

Nous nous réservons le droit d'adapter la présente politique de confidentialité en cas de besoin. La version en vigueur est toujours consultable sur cette page.